A importância dos documentos fiscais no âmbito do ICMS, principalmente em relação à apuração do imposto, merece atenção do contribuinte para que não ocorra o uso indevido dos mesmos. Neste sentido é a norma que exige a entrega na repartição fiscal dos documentos ainda não utilizados quando estes não mais servirem para certificar as operações/prestações realizadas pelo contribuinte. É o caso de baixa do estabelecimento quando então, nos termos da legislação aplicável, os documentos devem ser entregues na repartição fiscal para a inutilização.
Livro II do RICMS
Art. 22 - Os documentos fiscais emitidos deverão ser arquivados em ordem cronológica e conservados, durante o prazo de 5 (cinco) exercícios completos, no próprio estabelecimento, e dele não poderão ser retirados, salvo quando apreendidos ou por autorização competente, devendo ser apresentados ou remetidos à Fiscalização de Tributos Estaduais quando exigidos.
NOTA - O prazo previsto neste artigo interrompe-se por qualquer exigência fiscal relacionada com as operações ou prestações a que se refiram os documentos ou com os créditos tributários delas decorrentes.
§ 1º - Sem prejuízo do arbitramento do montante tributável e das cominações de lei, sempre que houver extravio de documentos fiscais, deverá o contribuinte comunicar o fato à Fiscalização de Tributos Estaduais, juntando comprovante de publicação da ocorrência no Diário Oficial do Estado e em jornal de grande circulação na sua região.
NOTA - Fica dispensada a exigência de publicação no Diário Oficial do Estado na hipótese de extravio de Nota Fiscal de Produtor. (Acrescentado pelo art. 1º (Alteração 1742) do Decreto 42.907, de 17/02/04. (DOE 18/02/04))
§ 2º - Os documentos e papéis, inclusive os documentos fiscais não utilizados, nos casos de baixa, transferência, alteração cadastral, intimação fiscal, ou por qualquer outro motivo, serão entregues na repartição fiscal que jurisdiciona o estabelecimento, na forma prevista em instruções baixadas pelo Departamento da Receita Pública Estadual.
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